PRIVACYBELEID CV DE RIJNTREKKERS:
Carnavalsvereniging De Rijntrekkers (CV DE RIJNTREKKERS) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen door de CV DE RIJNTREKKERS en de eventueel aangesloten organisaties, relaties e.d..
Welke persoonsgegevens zijn in het bezit van de CV DE RIJNTREKKERS?
· Naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum
· E-mailadres
· Bankgegevens
· Beeldmateriaal
Bij de CV DE RIJNTREKKERS worden de persoonsgegevens verwerkt van:
CV DE RIJNTREKKERS verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Dat zijn gegevens van:
· Leden (inclusief bestuursleden)
· Vrijwilligers van aangesloten organisatieonderdelen
· Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij de CV DE RIJNTREKKERS of ooit een lidmaatschap hebben gehad
· Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De ledenadministratie (in de persoon van penningmeester en secretaris) van de CV DE RIJNTREKKERS verwerkt persoonsgegevens in een computerdatabank en is daardoor verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
Waarvoor verwerkt de CV DE RIJNTREKKERS persoonsgegevens?
· Als je lid wilt worden van de CV DE RIJNTREKKERS of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we wellicht persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor een eventuele benodigde verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
· Als je eenmaal lid bent of relatie met de CV DE RIJNTREKKERS hebt, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
· Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden o.i.d.. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe of aanstaande activiteiten. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door b.v. gegevens te laten annuleren o.i.d..
· Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.
Verwerkt de CV DE RIJNTREKKERS ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Neen, de CV DE RIJNTREKKERS verwerkt in deze geen bijzondere gegevens zoals in de wet omschreven.
Hoe gaat de CV DE RIJNTREKKERS met de persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je hebt zelf toegang tot je persoonsgegevens. Door deze aan te vragen bij de ledenadministratie van de CV DE RIJNTREKKERS. Daarnaast kun je alle gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met de CV DE RIJNTREKKERS, terug vinden en indien nodig, aan laten passen. Binnen een activiteit waarvoor dit noodzakelijk geacht wordt, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van de activiteit en/of de afdeling, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren. Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen en de ledenadministratie van de CV DE RIJNTREKKERS kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben (zie Verwerkingsregister).
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de CV DE RIJNTREKKERS
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld:
· Als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.
· Of als je een nieuwe functie krijgt binnen een andere aangesloten organisatie, dan kan de ledenadministratie van dit onderdeel, je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren.
CV DE RIJNTREKKERS kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen tenzij hier door betrokkene toestemming is verleend.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de CV DE RIJNTREKKERS gebonden aan de daarvoor geldende weten regelgeving.
Waar kan een lid zien welke gegevens de CV DE RIJNTREKKERS omtrent de persoonsgegevens verwerkt?
Door de ledenadministratie te vragen omtrent je lidmaatschapsgegevens kun je je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie of relatie met de CV DE RIJNTREKKERS, terug vinden en laten bewerken.
Portretrecht
Voor het gebruik van foto/videomateriaal gelden binnen de CV DE RIJNTREKKERS de volgende richtlijnen:
· We vragen bij inschrijving van het lid éénmalig expliciet toestemming voor het maken en gebruik van foto-en/of videomateriaal;
· We geven aan waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt en via welke kanalen het materiaal verspreid wordt; in ons geval betreft dit publicatie op onze internetsite en sociale media met als doel het geven van sfeerimpressies. Daarnaast kunnen foto’s gebruikt worden voor marketing doeleinden, denk hierbij aan uitnodigingen voor evenementen, posters als promotie of als illustratie bij een nieuwsbrief welke verspreid wordt onder leden.
· Een reeds gegeven toestemming kan nadien altijd ingetrokken worden.
· Foto’s mogen, ondanks eventueel verkregen toestemming vooraf, nog altijd niet openbaar gemaakt worden als een redelijk belang van de geportretteerde wordt geschaad of diens nabestaanden zich hiertegen verzetten.
Dat redelijke belang is, zoals je hierboven hebt kunnen lezen, moeilijk te bepalen. Wij zijn altijd voorzichtig met het plaatsen van beelden van alle (jeugd)leden. Foto’s in badkleding of foto’s welke anderszins als ongepast of aanstootgevend kunnen worden ervaren worden niet geplaatst.
Waar kan een lid terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de CV DE RIJNTREKKERS kun je terecht bij de ledenadministratie.
Wijzigingen privacy beleid
De CV DE RIJNTREKKERS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Dit privacy beleid wordt gepubliceerd op onze website www.derijntrekkers.nl zodat eenieder van de wijzigingen op de hoogte kan zijn.
Datalek melden
Op het moment dat je het idee hebt dat er een datalek is, moet dit zo snel mogelijk gemeld worden aan het bestuur van de CV DE RIJNTREKKERS. Hiervoor gebruik je het mailadres van het secretariaat [email protected] . Bij twijfel of voor advies kun je ook gebruik maken door telefonisch contact op te nemen met het secretariaat. Via deze melding(en) worden direct de juiste personen die betrokken zijn bij de afhandeling van een datalek op de hoogte gesteld. Het moment van melding is het moment waarop de constatering formeel plaatsvindt.
Wanneer is iets mogelijk een datalek?
Naar letter van de wet kan iets al heel snel een datalek zijn. Hieronder volgen enkele voorbeelden.
· Iemand heeft onbedoeld de beschikking gekregen over de gegevens van de gegevensbeheerder van CV DE RIJNTREKKERS
· Een brief die gestuurd is naar de verkeerde persoon en gelezen wordt door iemand anders dan de persoon waar deze voor bestemd was;
· Een ledenlijst met persoonsgegevens die verstrekt is aan iemand die hier geen inzicht in had mogen hebben; · Een post-it met de naam, geboortedatum en het e-mailadres van een nieuw lid dat is blijven rondslingeren en voor onbevoegden inzichtelijk is geweest;
· Een maillijst die verstrekt is aan een externe partij die dit niet had mogen ontvangen
Bepalen of het een datalek is
Er zal nu bepaald moeten worden of het gemelde issue daadwerkelijk een datalek is. Tevens moet er bepaald worden of het lek ernstig genoeg is dat de betrokkenen (de personen waarvan gegevens gelekt zijn) geïnformeerd dienen te worden. Indien er informatie niet duidelijk is zal er geprobeerd worden om dit duidelijker te krijgen bij de melder.
Melding maken bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens)
Indien er wordt bepaald dat het daadwerkelijk een datalek betreft, dient er een melding gemaakt te worden bij de AP. Een melding van een (mogelijk) datalek moet binnen 72 uur gedaan worden. Dit wordt gedaan door het hoofdbestuur. De melder wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Betrokkenen informeren
Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd zal dit zo snel mogelijk gedaan worden. De vorm van communicatie hangt af van de hoeveelheid gegevens die gelekt is. Het informeren zal gedaan worden door het bestuur. De melder wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Vastleggen datalek
Een datalek dat gemeld is bij de AP dient vastgelegd te worden in een dossier, Ook dit neemt het bestuur voor haar rekening.
Voorzitter : _____________________
Handtekening :_____________________ Datum:______________________